7 корисних порад для високопродуктивних віддалених зустрічей

Багато компаній переводять співробітників на віддалену систему роботи. Звичайно, кількість зустрічей і нарад значно зменшиться, але іноді "збиратися" разом для обговорення статусів і важливих питань, в будь-якому випадку, необхідно.

Здавалося б, що складного - призначили час, підключилися, поспілкувалися ... Насправді організація онлайн-наради вимагає не меншої, а, можливо, і на більшу увагу, ніж оффлайн зустрічі. Наприклад, у учасників можуть бути проблеми з підключенням і затримкою передачі сигналу, кілька людей можуть починати говорити одночасно, а структура і тайм-план не завжди дотримуються.

Щоб онлайн-нарада проходила ефективно, потрібно продумати сім головних аспектів:

1. Чітка і інформативна порядок денний

Спілкування без чіткої мети призводить до плутанини і втрати великої кількості часу. Ніколи не проводите зустрічі без чіткої порядку денного. Щоб усім спростити завдання, підготуйте офіційного порядку денного з ключовими питаннями, які обговорюватимуться на зустрічі, і розсортуйте їх відповідно до потреб вашого бізнесу. Також чітко вкажіть, яка роль очікується від кожного учасника зустрічі. Надішліть цей порядок денний принаймні за 24 години до зборів і отримаєте підтвердження від усіх учасників. Також встановіть автоматичні нагадування про зустріч за допомогою Календаря Google.

2. Модератор зустрічі

Зустріч без модератора майже напевно перетвориться в "базар" - саме ця людина повинна мати повноваження з контролю за процесом. Ніхто не може говорити без дозволу модератора. Його основне завдання - тримати всіх в рамках теми обговорення. Це особливо важливо при онлайн-зустрічах, оскільки існує велика ймовірність того, що хтось когось неправильно зрозуміє через перешкоди в інтернет-з'єднанні і якості аудіо / відео.

3. Перевірка техніки і зв'язку

Попросіть всіх учасників перезавантажити свої комп'ютери як мінімум за 20 хвилин до початку наради. Переконайтеся, що камера і мікрофон працюють нормально, а програмне забезпечення для зборів підтримує кілька учасників. Для зустрічей "один на один" ви можете скористатися стандартною послугою відеодзвінків, такий як Skype. Але якщо на "зустрічі" планується кілька учасників, потрібно подумати про більш зручному для цієї мети додатку.

4. Обмеження за часом

Обмеження часу нарад може значно підвищити продуктивність всіх учасників і допомогти всім витягти з них набагато більше користі за обмежений час. Наприклад, ви можете встановити тривалість зустрічі 30 хвилин і призначити по 10 хвилин для обговорення кожного пункту порядку денного. Таким чином, учасники будуть залишатися зосередженими, і спілкування не буде виходити за рамки теми обговорення.

5. Відволікаючі фактори

Відволікаючі фактори можуть легко викликати непорозуміння в процесі онлайн-наради. Щоб уникнути будь-яких несподіванок, попросіть учасників на час наради розміститься в закритому і добре освітленому приміщенні. Крім того, бажано, щоб всі користувалися навушниками з мікрофоном, замість мікрофона ноутбука. Це забезпечить більш чітку зв'язок.

6. Завершення зустрічі

Багато корпоративних зустрічі закінчуються нечіткими обіцянками і розпливчастими запевненнями учасників. Модератор несе відповідальність за обговорення кожного пункту плану зустрічі і отримання чітких відповідей щодо термінів виконання від відповідальних учасників. Тобто, у випадку повинен промовити хто відповідає за виконання кожного пункту і в які терміни завдання повинна бути виконана. Без цього неможливо відстежити виконання жодної задачі.

7. Результати зустрічі

Після закінчення онлайн-наради необхідно всім учасникам розіслати інформацію про те, що обговорювалося на зустрічі (тезисно), які рішення прийняті, хто відповідальний за виконання поставлених завдань і терміни виконання. Учасники повинні підтвердити, що вони згодні з тезами, розуміють їх і взяли до виконання.

Правильна підготовка онлайн-зустрічі може заощадити час на її проведення і принести додаткові бонуси у вигляді несподіваних ідей співробітників.

Автор: Андрій Панченко

директор з маркетингу AgriChain